کاربرد اجتناب‌ناپذیر گردش کار در CRM
یکی از ابزارهای موردنیاز مهم برای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری "گردش کار پیشرفته" می‌باشد، که این ابزار باعث آسان شدن روند کارها و سیستمی شدن بسیاری از کارهای شرکت یا سازمان می‌شود.
یک گردش کار پیشرفته و ابزارهای کاربردی می‌توانند نگرانیبه‌عقب افتادن کارها یا فراموش کردن بعضی از وظایفاعمال‌شده به کارمندان را از مدیران شرکت برطرف سازد وبه‌راحتی می‌تواند تمام چارت کاری را به‌صورت دقیق انجام دهد.
در بسیاری از نرم‌افزاری بومی موجود فقدان این ابزار کاملاً حس می‌شود، و این شرکت‌ها از ابزارهایی مشابهی مانند "ثبت وظایف" و "پیگیری وظایف" استفاده می‌کنند که این ابزار کارایی لازم برای پیاده‌سازی گردش کار یک شرکت یا سازمان را ندارد و فقط صرف اینکه بتوان "مسئولیت‌هایی را برای کارمندان ارجاع دهند و آنها را پیگیری کنند" کاربرد دارد. (البته ابزار "ثبت وظایف" یکی از ابزارهای CRM می‌باشد، ولی کاربر گردش کار را ندارد)
بعضی از شرکت‌ها تولیدکننده نرم افزار CRM ابزار گردش کار را به‌صورت غیرحرفه‌ای ایجاد کرده‌اند (به دلیل دانش کم برنامه‌نویسی) که باعث می‌شود نتوان حالت غیر ساده گردش کار را پیاده‌سازی کرد و یا چارت‌های محدودی را می‌توان با آنها پیدا سازی کرد. به علت پیاده‌سازی ضعیف گردش کار توسط بعضی از شرکت‌های تولید نرم‌افزار CRM، در حین اجرای گردش کار باگ‌هایی به وجود می‌آید که به دلیل اینکه روند کاری ممکن است چند روز یا حتی ماه‌ها طول بیانجامد، این باگ‌ها در حالت عادی دیده نشوند ولی خسارات زیادی را به شرکت‌ها و سازمان‌ها اعمال می‌کنند، مثلاً در مورد پیگیری فروش، کارمند موردنظر باید در تاریخ معین پیگیر فروش باشد، ولی به دلیل ضعف سیستم گردش کار، فرایند درست اجرانشده و کار به کارمند موردنظر داده نمی‌شود و به دلیل اینکه مدت‌زمانی از ایجاد مشتری گذشته است کارمند متوجه این موضوع نمی‌شود. همین دلیل باعث می‌شود مواردی از فرایندها در گردش کار به سیاه‌چاله رفته و باعث از دست دادن مشتری و فروش شود
استفاده کردن از گردش کاری غیربومی مشکلات زیادی داری، یکی از این مشکلات گستردگی روند کاری در گردش کار می‌باشد که به‌صراحت نمی‌توان گفت که یک گردش کار می‌توان تمام روندهای کاری موجود در شرکت‌ها را پیدا سازی کند، به همین علت نیاز هست بعضی از ابزارهای گردش کار توسط شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار CRM به نسبت نیاز مشتری توسعه داده شود، هرچند که شاید این نیازها بسیار کوچک باشد، چون همین نیازهای جزعی ممکن هست روند پیاده سازی فرایندها را دچار مشکل یا شکل چارت کاری شرکت را تغییر دهد.
نبود گردش کار در یک نرم افزار CRM جزء نقاط منفی نرم‌افزار می‌باشد. گردش کار پیشرفته باعث می‌شود که روندهای کاری مختلف کاملاً به صورت سیستمی انجام شود و اشتباهات نیروی انسانی در روند کارها به صفر برسد
شروع روند کارها در شرکت‌ها و سازمان‌ها متفاوت می‌باشد، مثلاً تماس تلفنی به شرکت باعث ایجاد یک روند کاری فروش می‌شود، یا دریافت یا ارسال فکس، پیامک، ثبت مشتری، ثبت فروش، ثبت پیش‌فاکتور و ... گردش کار باید توانایی این را داشته باشید که با هر یک از موارد فوق به‌صورت اتوماتیک روند کاری مربوطه را شروع کرده، ابزارهایی مانند وقفه، زیر گردش کار، ارسال ایمیل یا پیامک، شرط‌های چند مرحله‌ای، انشعاب، ادغام و ... جزء موارد ضروری یک گردش کار می‌باشد.